事務作業の業務効率化!短時間で生産性向上する方法

仕事効率化
悩んでいる人
悩んでいる人

副業を始めたいと思っているのですが、会社員の本業の仕事が忙しくて副業をする時間がありません。
どうしたら副業する時間が作れますか?

tsen
tsen

副業を始める前に、まずは本業の業務効率化を図りましょう!
今回は、特に事務系のお仕事をしている方に
業務効率化の方法について解説します。

記事の信頼性
この記事を書いた人
  • 本業を効率化し会社員×育児×副業を実践
  • 初心者からWeb制作副業で200万達成
  • 「プログラミング副業で月収10万円」の著者
@tsenblog
本記事の内容
  • 主にパソコンで事務仕事をしている人が出来る効率化の方法
  • Excelなどのオフィスソフトを効率よく使いこなしたい人
  • 本業を早く終わらせて副業時間を確保したいと思っている人
スポンサーリンク

業務効率化!パソコンを使いこなす

まず、事務職場の方は必ずパソコンを使っていると思います。

パソコンはいわばメインの仕事道具です。

事務職でパソコンが使いこなせないという事は、美容師さんがハサミを使うことが出来ないのと同じことです。

悩んでいる人
悩んでいる人

いやいや、さすがにパソコンは使えますよ~

tsen
tsen

パソコンが使える人は多くても、「使いこなせている」人は実は少ないんです。例えばあなたは以下のようなポイントを実践できていますか?

タイピングスピードを極めている
マウスは基本的に使わない
アプリケーションの切り替えにショートカットを使う
デスクトップが整理されている
単語登録、辞書登録に20個以上登録されている

もし、このようなポイントが実践できていないということであれば

まだまだパソコンが使いこなせる余地が残っているはずです。


しかし、仕事をしている中で、改めてパソコンの使い方を習う機会はあまりありません。

自分のパソコンスキルは自分で高めていく必要があります。

今は、簡単にオンライン講座でパソコンスキルを高めることができます。

パソコンスクールのビットラボラトリ

では、1日速習型カリキュラムでたった1日でパソコンスキルを身に付けることが出来ます。

また、受講前にマンツーマンのカウンセリングが無料で受けられ、

最適な受講プランを提案してもらえますので、自分に不足しているパソコンスキルを客観的に判断してもらうことが出来ます。

スポンサーリンク

Excelを使いこなして生産性向上!

仕事でエクセルを使っている人は、Excelを使いこなしましょう。

Excelは他のソフトに比べて、出来る人と出来ない人で大きな差が出るオフィスソフトです。

特に関数やマクロが使いこなせるかどうかは業務効率に大きく影響します。

Excelには関数が400以上あります。

このうち何も見なくても使いこなせる関数が20個くらいあるといいと思いますが

普段、使わない関数を無理やり覚えろという事ではありません。

あくまでも普段行っている作業で使える関数をマスターしていきましょう。

ここでは、年齢計算の関数を1つ紹介しておきます。

また、本ブログではExcelVBAを強くお勧めしています。

VBAが出来ると、1時間かかっていた繰り返し作業が1秒で終わるといった効率化が普通にできます。

ここでは、具体的な業務改善事例7選を上げておきます。

シート別に複数ブックに分割する
ファイル名称を一括変更する
フォルダ名称を一括変更する
複数ブックの内容を1つのエクセルに集計する
項目別に別シートに分割する
フォルダ内にあるExcelブックを見つけて一覧表にチェックする
Outlookで一斉にメールを送信する

スポンサーリンク

メールを短時間で処理する技

事務仕事で最も時間を費やしているかもしれないメールの処理時間。

メール処理を以下に効率よく短時間で処理できるかによって、生産性が変わります。

特にメールのやり取りをしているだけでは、何のアウトプットも出ていません。

メールはサクッと処理して、生産性のある仕事に時間を割きましょう。



特にメールソフトにOutlookを使っている場合は便利な効率化ツールがたくさんありますので

最大限に活用しましょう。

そもそも通勤時間を短くする

副業する時間を捻出するためには、そもそも通勤時間を短くするということも非常に有効です。

「会社の近くに住む」ということが出来ればいいのですが

簡単には出来ない場合もありますので、

在宅勤務が出来る仕事を選ぶ等、そもそも通勤時間がない働き方が出来る会社を選ぶというのもポイントです。

引っ越しが出来ない等でどうしても通勤時間を変えられない方は

通勤時間の過ごし方を変えていきましょう。

AmazonKindleでは、月額980円でビジネス書籍も読み放題です。

初回30日は無料で試すことが出来ます。

通常、ビジネス書籍を購入すると1,000円は超えますので

月額980円で読み放題というのは圧倒的にお得です。

タスク管理でチームの成果を上げよう

個人のスキルアップも大切ですが、仕事はチームで行うことがほとんどです。

もし、あなたがスキルアップをして短時間で業務をこなしたとしても

他のメンバーのフォローをしなくてはいけない状況になってしまうと

せっかく捻出した時間に他のメンバーの仕事をやる事になってしまいます。

チームの仕事が最大限の成果を常にあげられるように、工夫していきましょう。

ここでは、タスク管理方法について簡単な管理表を紹介します。

マニュアル作成には画面録画も活用しよう

業務の効率化を図るためには、マニュアルを整備し、業務を標準化していく必要があります。

マニュアルを作成してもなかなか読んでもらえなかったり

内容変更があってもメンテナンスされず、すぐに使いものにならなくなってしまうといった経験はありませんか?

文章で長々と書いてあるマニュアルは、書いた人だけが満足してしまい

なかなか読んでもらえません。

tsen
tsen

言われてみれば、購入した電化製品の説明書とかも一度も読んだことない・・

そこで、画面録画機能を使って視覚的に操作方法を残していく方法もあります。

実際のパソコンの操作を録画できるので、業務を引き継ぐ時にも非常に分かりやすいです。

Windows10以降であれば、標準機能として画面録画が出来るようになっています。



タイトルとURLをコピーしました