【インバスケット試験】合格するために実施した攻略法と回答法

仕事効率化

インバスケット試験ってご存じでしょうか?

大企業などの昇級試験で取り入れられていることが多い

管理能力を図る試験のことです。

元々は、アメリカ空軍の教育機関で、訓練の結果測定のために開発されたそうです。

限られた時間内で未処理の案件をどのようにこなしていくのかを試す試験です。

経営者や管理職になると、自分自身の仕事のほかに、様々な問題を解決したり

社員からの相談などにも対応しなければなりません。

その発生する案件を、いかに短時間にこなすかを考えるものです。

大抵の試験内容はこんな感じだと思います。

あなたは製造業の開発部の課長Aです。
本日8時半から、出張で会社を出なければなりません。
8時にパソコンを開くと、30件のメールが届いていました。
今日は出張後会社にはもう戻れません。
会社を出るまでに、すべてのメール案件に対応してください。

メールの内容は

・お客様からのクレーム
・経営層からの指示
・部下からの退職相談
・部品納期の遅れの連絡
・明日開催される研修会の案内
・工場でのトラブル
・歓送迎会の出欠確認
・経理からの経費削減の依頼
・今日が締め切りの資料提出の催促

みたいな感じです。

それぞれの案件は本当のメール文みたいな感じで書かれています。


まず、この会社の組織図を理解してメール文を全部読み、どのように処理をするのかを回答します。

私の会社でも、このインバスケット試験が取り入れられていますが

これが、結構難しいんです。


私も1度試験に落ちていて、2回目で合格しています。

今回は、インバスケット試験に合格した時に具体的に実施した攻略法と回答法について

詳しくお話しします。

スポンサーリンク

インバスケット試験に合格するために実施したこと

まず、インバスケット試験を受けるにあたって理解しておかなければいけないのが

インバスケット試験には絶対的な正解がないということです。

インバスケット試験では管理能力を図るものですが

管理能力って正解はないですよね?

なので、まず、その思考法の概念を学ぶ必要があります。

私は、とりあえず、この2冊を読みました。

普段、本を全く読まない私でしたが、非常に分かりやすくまとめられていて

まず、インバスケットの考え方を学ぶことが出来ます。

とりあえずこの2冊は読んでおいて損はありません!!!

インバスケット試験に合格した時の回答法

しかし、上記の本を読んだだけで1回目の試験に挑みましたが、あえなく撃沈しました。


その理由は概念を学んだだけでは実際に回答ができないからです。

理解しているのと出来るのがイコールではないというのと同じですね。

実際に回答ができるようになるには練習が必要なのですが、

ここからがインバスケット試験の本当の難しいところなんです。

最初にも言いましたが、インバスケット試験には正解がありません。

なので、問題集はたくさん存在するのですが回答集がないんです。

なので、どうやって答えればいいのかが分からないんです。

そこで、実際に合格した時にどうやって回答していったのかを具体的に解説します。

インバスケット攻略法1「案件全てに目を通す」

とにかくまずは、メール文すべてに目を通しました。

これはとにかく早く読む!!

回答時間が限られているので

読んでいるだけで回答する時間が無くなってしまわないように

ばーーーっと読み飛ばしていて行きました。

インバスケット攻略法2「優先順位を決める」

そして、メール文をばーーーっと読んでいる時に

案件の優先順位を決めて順番に並べていきます。

物理的に案件の紙を上から順に並べるんです。

この時の優先順位の決め方は

一般的に言われているのは

1.重要度と緊急度が高いもの
2.重要度が高く緊急度が低いもの
3.重要度が低く緊急度が高いもの
4.重要度が低く緊急度が低いもの


ですよね。

もっとわかりやすく言えば

「その業務をもしやらなかった時の影響範囲が大きいもの」

という考え方で決めました。

インバスケット攻略法3「関連案件を書き出す」

インバスケット試験では、

30件の案件が、バラバラな個別案件と見せかけて

実は、案件2と案件8と案件15がつながっている!

というような、関連案件が存在します。

この関連案件をカテゴリに分けてメモに書き出します。

もっと具体的に言うと

左手側で案件を優先順位に並べつつ

右手のメモでは、

案件内容を簡潔に書き、それをカテゴリに分けて書いていく


という感じです。

1:クレーム【B製品】【人事】
2:退職相談 【人事】
3:セミナー【その他】
4:納期の遅れ【B製品】【工場】
5:予算 【B製品】
6:工場トラブル【工場】

このような感じです。

メモに時間をかけていると

回答時間が無くなるので

案件内容は10文字以内くらいで簡潔に書きます。

なんて書こう・・・なんて迷っていると間違いなく時間がなくなるので

即決で書きます。

このカテゴリわけは

途中で、

「あ、こういうカテゴリだった・・」

と、修正する必要がある場合もあるし

カテゴリが1つとは限りません。

インバスケット攻略法4「不正解を選ばない」

インバスケットには正解はありませんが不正解はあります。

その地雷を踏まないことです。

地雷は巧妙に見せかけて隠されているので、それを見抜く必要があります。

インバスケット攻略法4「回答の軸をぶらさない」

自分が、何を大事だと考えているのか一貫性を保ち、回答の軸をぶれないようにする

ことがポイントだと思っています。

設問によって、思考内容がブレブレになると多分だめです。

ですが、その思考に一貫性があればおそらく突破できると思います。

まとめ

今回は、

私がインバスケット試験に合格するために実施した攻略法と回答法

について具体的に解説してきました。

もう、二度とあんな試験は受けたくないと思っています(笑)

試験になかなか合格せずに悩んでいる方の参考になれば幸いです。

ここまで読んでいただきありがとうございました。

タイトルとURLをコピーしました