事務作業の業務効率化！短時間で生産性向上する方法

悩んでいる人

副業を始めたいと思っているのですが、会社員の本業の仕事が忙しくて副業をする時間がありません。
どうしたら副業する時間が作れますか？

tsen

副業を始める前に、まずは本業の業務効率化を図りましょう！
今回は、特に事務系のお仕事をしている方に
業務効率化の方法について解説します。

記事の信頼性

この記事を書いた人

本業を効率化し会社員×育児×副業を実践
初心者からWeb制作副業で200万達成
ブログ開設4カ月で月5桁収益達成
Twitterフォロワー4,500人超
「知識0から始めるプログラミング副業で月収10万円」著者

書籍の販売ページはこちら

本記事の内容

主にパソコンで事務仕事をしている人が出来る効率化の方法
Excelなどのオフィスソフトを効率よく使いこなしたい人
本業を早く終わらせて副業時間を確保したいと思っている人

業務効率化！パソコンを使いこなす
Excelを使いこなして生産性向上！
メールを短時間で処理する技
そもそも通勤時間を短くする
チームの成果を上げよう
マニュアル作成には画面録画も活用しよう

業務効率化！パソコンを使いこなす

まず、事務職場の方は必ずパソコンを使っていると思います。

パソコンはいわばメインの仕事道具です。

事務職でパソコンが使いこなせないという事は、美容師さんがハサミを使うことが出来ないのと同じことです。

悩んでいる人

いやいや、さすがにパソコンは使えますよ～

tsen

パソコンが使える人は多くても、「使いこなせている」人は実は少ないんです。例えばあなたは以下のようなポイントを実践できていますか？

タイピングスピードを極めている
マウスは基本的に使わない
アプリケーションの切り替えにショートカットを使う
デスクトップが整理されている
単語登録、辞書登録に20個以上登録されている

もし、このようなポイントが実践できていないということであれば

まだまだパソコンが使いこなせる余地が残っているはずです。

【マコなり社長おすすめ】効率的なPCの使い方13選をやってみた

しかし、仕事をしている中で、改めてパソコンの使い方を習う機会はあまりありません。

自分のパソコンスキルは自分で高めていく必要があります。

今は、簡単にオンライン講座でパソコンスキルを高めることができます。

パソコンスクールのビットラボラトリ

では、1日速習型カリキュラムでたった1日でパソコンスキルを身に付けることが出来ます。

また、受講前にマンツーマンのカウンセリングが無料で受けられ、

最適な受講プランを提案してもらえますので、自分に不足しているパソコンスキルを客観的に判断してもらうことが出来ます。

Excelを使いこなして生産性向上！

仕事でエクセルを使っている人は、Excelを使いこなしましょう。

Excelは他のソフトに比べて、出来る人と出来ない人で大きな差が出るオフィスソフトです。

特に関数やマクロが使いこなせるかどうかは業務効率に大きく影響します。

Excelには関数が400以上あります。

このうち何も見なくても使いこなせる関数が20個くらいあるといいと思いますが

普段、使わない関数を無理やり覚えろという事ではありません。

あくまでも普段行っている作業で使える関数をマスターしていきましょう。

ここでは、年齢計算の関数を1つ紹介しておきます。

Excelで年齢計算！文字列の生年月日を日付に変換

また、本ブログではExcelVBAを強くお勧めしています。

VBAが出来ると、1時間かかっていた繰り返し作業が1秒で終わるといった効率化が普通にできます。

ここでは、具体的な業務改善事例7選を上げておきます。

シート別に複数ブックに分割する
ファイル名称を一括変更する
フォルダ名称を一括変更する
複数ブックの内容を1つのエクセルに集計する
項目別に別シートに分割する
フォルダ内にあるExcelブックを見つけて一覧表にチェックする
Outlookで一斉にメールを送信する

エクセルVBA（マクロ）でできること！実際の改善事例7選！

エクセルVBA（マクロ）を使うと、シート操作、ファイル操作、フォルダ操作などの基本的な操作に加え、転記・集計といったコピペ作業はほとんど自動化することが出来ます。また、Outlookメールも連動することができるので是非実務に活用してください。このブログでは全く知識がない人でも0からエクセルVBA（マクロ）を勉強して実務に活用できるようにすることをコンセプトに作成しています。

メールを短時間で処理する技

事務仕事で最も時間を費やしているかもしれないメールの処理時間。

メール処理を以下に効率よく短時間で処理できるかによって、生産性が変わります。

特にメールのやり取りをしているだけでは、何のアウトプットも出ていません。

メールはサクッと処理して、生産性のある仕事に時間を割きましょう。

メール処理を効率化するコツ！ムダなチェック時間を短縮する技

メール処理を効率化するコツ！ムダなチェック時間を短縮する技を4つ紹介します。一日中メールチェックしていて仕事が全然はかどらない、メール処理を効率化して生産性を上げたいという方の参考に。同僚より2時間も勤務時間が少ない中でフルタイムの時と同じアウトプットを出している時間短縮する技をご紹介します。

特にメールソフトにOutlookを使っている場合は便利な効率化ツールがたくさんありますので

最大限に活用しましょう。

Outlookの効率化！ショートカット10選とクイック操作で倍速確実

そもそも通勤時間を短くする

副業する時間を捻出するためには、そもそも通勤時間を短くするということも非常に有効です。

「会社の近くに住む」ということが出来ればいいのですが

簡単には出来ない場合もありますので、

在宅勤務が出来る仕事を選ぶ等、そもそも通勤時間がない働き方が出来る会社を選ぶというのもポイントです。

引っ越しが出来ない等でどうしても通勤時間を変えられない方は

通勤時間の過ごし方を変えていきましょう。

AmazonKindleでは、月額980円でビジネス書籍も読み放題です。

初回30日は無料で試すことが出来ます。

通常、ビジネス書籍を購入すると1,000円は超えますので

月額980円で読み放題というのは圧倒的にお得です。

チームの成果を上げよう

個人のスキルアップも大切ですが、仕事はチームで行うことがほとんどです。

もし、あなたがスキルアップをして短時間で業務をこなしたとしても

他のメンバーのフォローをしなくてはいけない状況になってしまうと

せっかく捻出した時間に他のメンバーの仕事をやる事になってしまいます。

チームの仕事が最大限の成果を常にあげられるように、工夫していきましょう。

ここでは、タスク管理方法について簡単な管理表を紹介します。

チームのタスク管理！エクセルで簡単に管理する方法【テンプレ有】

チームのプロジェクトタスクを管理する際に、ガントチャートが使いにくい！単純にタスク管理をしたいという方にExcelのテンプレート配布と解説をしています。

また、チームで仕事をすると、資料共有を共有フォルダで行うことが多いと思いますが

フォルダがぐちゃぐちゃになってしまい、必要な資料がすぐに探し出せない！

なんて非効率なことをしていませんか？

フォルダ整理は業務時間短縮の基本です。

共有フォルダ整理のコツ！パソコン業務を効率化する基本ルール10個

フォルダの整理というのは、パソコン業務を効率化するうえでは、欠かせません。個人のパソコンはともかくとして、部署メンバーで共有のフォルダの場合は特に整理が難しいです。今回は共有フォルダ整理のコツを10個紹介します。

マニュアル作成には画面録画も活用しよう

業務の効率化を図るためには、マニュアルを整備し、業務を標準化していく必要があります。

マニュアルを作成してもなかなか読んでもらえなかったり

内容変更があってもメンテナンスされず、すぐに使いものにならなくなってしまうといった経験はありませんか？

文章で長々と書いてあるマニュアルは、書いた人だけが満足してしまい

なかなか読んでもらえません。